Phân công vai trò OH&S trong bệnh viện: Ai chịu trách nhiệm gì theo ISO 45001 Điều 5.3

Mở đầu

Một trong những lý do phổ biến khiến hệ thống OH&S trong bệnh viện không vận hành hiệu quả là sự mơ hồ về trách nhiệm: ai quyết định khi có mối nguy mới phát sinh, ai phê duyệt ngân sách cho trang bị bảo hộ, ai báo cáo lên lãnh đạo khi hệ thống không đạt mục tiêu. Khi mọi việc đều là "trách nhiệm chung" thì trên thực tế không ai chịu trách nhiệm thực sự.

ISO 45001:2018 Điều 5.3 yêu cầu lãnh đạo cấp cao phải phân công rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn cho các cá nhân liên quan đến hệ thống OH&S, và phải đảm bảo các phân công này được truyền đạt đến mọi cấp trong tổ chức.

Ba cấp độ trách nhiệm OH&S trong bệnh viện

Cấu trúc phân công trách nhiệm hợp lý trong bệnh viện thường có ba cấp:

Cấp 1 — Lãnh đạo cấp cao (Ban Giám đốc)

ISO 45001:2018 Điều 5.1 quy định lãnh đạo cấp cao phải chịu trách nhiệm chung về hiệu quả của hệ thống OH&S. Điều này không có nghĩa là Giám đốc tự làm mọi việc — mà có nghĩa là người đứng đầu bệnh viện chịu trách nhiệm về kết quả, không thể ủy thác hoàn toàn.

Trách nhiệm cụ thể của Ban Giám đốc: phê duyệt Chính sách OH&S, phân bổ nguồn lực đủ cho OH&S, tham gia Management Review định kỳ, và thể hiện cam kết bằng hành động có thể quan sát được.

Về mặt pháp lý VN: NĐ 39/2016/NĐ-CP Điều 36 quy định người sử dụng lao động phải bố trí cán bộ làm công tác y tế cơ sở tại cơ sở y tế — và Giám đốc chịu trách nhiệm đảm bảo điều này được thực hiện.

Cấp 2 — Bộ phận/Người phụ trách OH&S chuyên trách

Đây là cá nhân hoặc nhóm được phân công chuyên trách (hoặc bán chuyên trách) cho công việc OH&S hàng ngày. Trong bệnh viện VN, vai trò này thường thuộc về:

• Cán bộ phụ trách ATVSLĐ (yêu cầu theo NĐ 39/2016)
• Bác sĩ phụ trách Sức khỏe Nghề nghiệp (nếu có)
• Phòng Tổ chức Cán bộ (kiêm nhiệm trong nhiều bệnh viện nhỏ)

ISO 45001:2018 Điều 5.3 yêu cầu người được phân công này phải được đảm bảo rằng hệ thống OH&S phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn, và phải báo cáo về hiệu quả hệ thống lên lãnh đạo cấp cao.

Trách nhiệm cụ thể của cấp này: điều phối đánh giá rủi ro, quản lý hồ sơ OH&S, tổ chức đào tạo, theo dõi chỉ số hiệu quả, điều phối điều tra sự cố, chuẩn bị báo cáo cho lãnh đạo.

Cấp 3 — Trưởng khoa/Phòng và Nhân viên

Mọi trưởng khoa/phòng đều có trách nhiệm OH&S trong phạm vi quản lý của mình — đây là yêu cầu của ISO 45001:2018 Điều 5.3 và cũng là thực tế không thể tránh được. Nếu Trưởng khoa Xét nghiệm không thực hiện các biện pháp an toàn sinh học trong khoa, thì người phụ trách ATVSLĐ ở phòng TCCB không thể thay thế được.

Mọi nhân viên cũng có trách nhiệm: tuân thủ quy trình an toàn, sử dụng PPE, báo cáo mối nguy và sự cố. ISO 45001:2018 Điều 5.4 yêu cầu sự tham gia của người lao động — không chỉ là tuân thủ mà là tham gia chủ động vào việc cải thiện OH&S.

Ma trận RACI cho các hoạt động OH&S chính

Ma trận RACI (Responsible — Accountable — Consulted — Informed) là công cụ hữu ích để làm rõ vai trò khi có nhiều bên liên quan. Dưới đây là ví dụ tham khảo cho bệnh viện hạng II–III:

A = Accountable (chịu trách nhiệm quyết định); R = Responsible (thực hiện); C = Consulted (tham vấn); I = Informed (được thông báo)

Vấn đề kiêm nhiệm: Thực tế và giới hạn

Nhiều bệnh viện, đặc biệt hạng III và IV, không có nhân sự chuyên trách OH&S. Trong trường hợp này, việc kiêm nhiệm là tất yếu — nhưng cần đảm bảo một số điều kiện:

• Người kiêm nhiệm phải có đủ thời gian thực sự dành cho OH&S (không phải chỉ trên giấy)
• Phải được đào tạo đủ về OH&S, không chỉ từ kinh nghiệm
• Phải có quyền hạn đủ để yêu cầu các khoa thực hiện cải tiến — nếu không có thẩm quyền này thì vai trò trở thành hình thức

ISO 45001:2018 không yêu cầu nhân sự chuyên trách, nhưng yêu cầu người được phân công phải có năng lực và điều kiện để thực hiện vai trò. Bệnh viện từ 200 giường trở lên nên xem xét ít nhất một vị trí bán chuyên trách.

Ghi lại và truyền đạt phân công

Phân công vai trò cần được ghi lại bằng văn bản — không chỉ trong Chính sách OH&S mà cần có mô tả vai trò (job description) hoặc văn bản phân công rõ ràng cho từng vị trí liên quan. Điều này đặc biệt quan trọng khi có thay đổi nhân sự.

Truyền đạt phân công đến toàn bộ nhân viên: mọi người cần biết ai là đầu mối OH&S khi có vấn đề, ai họ báo cáo sự cố đến, và trách nhiệm của chính họ là gì.

Kết luận

Phân công vai trò OH&S rõ ràng là điều kiện cần để hệ thống vận hành — không phải điều kiện đủ, nhưng không có nó thì mọi thứ khác đều không bền. Bệnh viện nên bắt đầu bằng việc rà soát xem hiện tại ai đang làm gì liên quan đến OH&S, có chồng chéo hoặc bỏ trống không, rồi từ đó điều chỉnh cho rõ ràng theo khung ISO 45001 Điều 5.3.

Bài tiếp theo (4.1.04) hướng dẫn cách thiết lập OH&S Committee — cơ chế tập thể để hỗ trợ các cá nhân trong việc thực hiện trách nhiệm OH&S.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Cấu trúc phân công vai trò và ma trận RACI nêu trong bài mang tính tham khảo và cần được điều chỉnh phù hợp với cơ cấu tổ chức và quy mô của từng bệnh viện. Các yêu cầu pháp lý về nhân sự ATVSLĐ thực hiện theo NĐ 39/2016/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn hiện hành.