Mở đầu
Khác với khai báo khẩn (chỉ khi có TNLĐ nghiêm trọng), báo cáo định kỳ TNLĐ là nghĩa vụ thường xuyên — hai lần mỗi năm, bất kể CSYT có xảy ra TNLĐ hay không trong kỳ.
Điều 36 Luật ATVSLĐ 2015 quy định rõ: người sử dụng lao động phải thống kê, báo cáo TNLĐ tại cơ sở của mình và định kỳ 6 tháng, hằng năm gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh. Không báo cáo hoặc báo cáo muộn bị phạt từ 5–10 triệu đồng theo NĐ 12/2022.
Thay đổi cơ quan nhận báo cáo từ 01/7/2025
Tương tự khai báo khẩn, từ khi NĐ 129/2025 có hiệu lực:
| Trước 01/7/2025 | Từ 01/7/2025 |
|---|---|
| Gửi đến: Sở Lao động–Thương binh và Xã hội | Gửi đến: Sở Nội vụ tỉnh/thành phố nơi CSYT đặt trụ sở chính |
Các quy định về thời hạn, nội dung và mẫu biểu trong NĐ 39/2016 vẫn còn hiệu lực — chỉ thay địa chỉ nhận.
Lịch báo cáo định kỳ
| Kỳ báo cáo | Phạm vi thống kê | Hạn gửi bắt buộc |
|---|---|---|
| 6 tháng đầu năm | 01/01 đến 30/06 | Trước ngày 05/7 hằng năm |
| Cả năm | 01/01 đến 31/12 | Trước ngày 10/01 năm sau |
Hai kỳ này độc lập — không phải kỳ năm thay thế kỳ 6 tháng. Cả hai đều bắt buộc nộp.
Mẫu biểu báo cáo
Mẫu chính: Phụ lục XII NĐ 39/2016
Tên mẫu: Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động cấp cơ sở (6 tháng hoặc cả năm)
Đơn vị báo cáo: CSYT (ghi tên đầy đủ của cơ sở)
Đơn vị nhận báo cáo: Sở Nội vụ tỉnh/thành phố (cập nhật từ 01/7/2025)
Mẫu bao gồm hai phần chính:
Phần I — Phân loại TNLĐ theo mức độ thương tật:
| Chỉ tiêu | Đơn vị | Cột dữ liệu |
|---|---|---|
| Tổng số vụ TNLĐ | Vụ | |
| Số vụ có người chết | Vụ | |
| Số vụ có từ 2 người bị nạn trở lên | Vụ | |
| Tổng số người bị nạn | Người | |
| Số lao động nữ bị nạn | Người | |
| Số người chết | Người | |
| Số người bị thương nặng | Người |
Phần II — Thiệt hại do TNLĐ:
| Chỉ tiêu | Đơn vị |
|---|---|
| Tổng số ngày nghỉ vì TNLĐ (kể cả ngày nghỉ chế độ) | Ngày |
| Chi phí y tế | 1.000 đồng |
| Tiền lương trả trong thời gian điều trị | 1.000 đồng |
| Bồi thường/trợ cấp | 1.000 đồng |
| Thiệt hại tài sản | 1.000 đồng |
Ngoài ra, báo cáo còn yêu cầu phân tích theo: nguyên nhân chính gây TNLĐ (theo nhóm nguyên nhân quy định), yếu tố gây chấn thương (theo danh mục mã số), nhóm nghề nghiệp của nạn nhân.
Kỳ không có TNLĐ — vẫn phải báo cáo
Nếu trong kỳ báo cáo không xảy ra TNLĐ nào, CSYT vẫn phải nộp báo cáo với tất cả các chỉ tiêu ghi số 0. Không nộp với lý do "không có TNLĐ" là vi phạm pháp luật.
Nội dung cần chuẩn bị trước khi điền báo cáo
Để điền chính xác, CSYT cần có sẵn từ sổ theo dõi TNLĐ nội bộ:
Dữ liệu từng vụ TNLĐ trong kỳ:
- Ngày xảy ra, phân loại mức độ (nhẹ/nặng/chết)
- Thông tin nạn nhân: giới tính, nghề nghiệp, mã ngành
- Nguyên nhân chính (theo nhóm: do thiếu quy trình / vi phạm quy trình / thiết bị hỏng / nguyên nhân khác)
- Tổng số ngày nghỉ (từ ngày tai nạn đến khi trở lại làm việc hoặc kết thúc theo dõi)
- Tổng chi phí từng khoản
Thông tin cơ sở:
- Tổng số lao động tại thời điểm báo cáo
- Tổng quỹ lương của kỳ báo cáo (dùng để tính tần suất TNLĐ)
- Mã loại hình cơ sở, mã lĩnh vực sản xuất chính (ngành y tế theo hệ thống ngành kinh tế quốc dân)
Hình thức nộp báo cáo
Điều 24 NĐ 39/2016 quy định báo cáo có thể gửi bằng một trong các hình thức: trực tiếp, fax, đường bưu điện, hoặc thư điện tử.
Trong thực tế, nhiều tỉnh thành đã triển khai hệ thống báo cáo trực tuyến qua cổng thông tin của Sở Nội vụ (trước đây là Sở LĐTBXH). CSYT nên liên hệ Sở Nội vụ địa phương để xác nhận phương thức hiện hành và địa chỉ email nhận báo cáo.
Vai trò đặc biệt của CSYT: báo cáo trường hợp điều trị TNLĐ
Ngoài nghĩa vụ báo cáo với tư cách NSDLĐ, CSYT (bệnh viện) còn có nghĩa vụ riêng biệt với tư cách cơ sở khám bệnh chữa bệnh theo Điều 25 NĐ 39/2016: cung cấp thông tin các trường hợp bệnh nhân tai nạn lao động được điều trị tại bệnh viện cho Sở Y tế theo Phụ lục XVIII NĐ 39/2016.
Đây là nghĩa vụ khác và bổ sung cho nghĩa vụ báo cáo NSDLĐ. Một bệnh viện vừa là NSDLĐ (có nhân viên bị TNLĐ) vừa là cơ sở KCB (tiếp nhận bệnh nhân TNLĐ từ đơn vị khác) — hai loại báo cáo này hoàn toàn tách biệt.
| Báo cáo | Đơn vị phát hành | Gửi đến | Mẫu |
|---|---|---|---|
| Báo cáo TNLĐ của NSDLĐ | CSYT (với tư cách NSDLĐ) | Sở Nội vụ | Phụ lục XII |
| Báo cáo trường hợp TNLĐ điều trị tại CSYT | CSYT (với tư cách cơ sở KCB) | Sở Y tế | Phụ lục XVIII |
Quy trình xây dựng số liệu báo cáo — từ sổ theo dõi đến biểu mẫu
Bước 1 — Duy trì sổ theo dõi TNLĐ thường xuyên:
Mỗi TNLĐ — dù nhẹ nhất — phải được ghi vào sổ ngay khi xảy ra. Sổ theo dõi là nguồn dữ liệu duy nhất để lập báo cáo chính xác. Tổng hợp cuối kỳ từ sổ rồi mới điền mẫu — không làm ngược lại.
Bước 2 — Tổng hợp số liệu trước hạn ít nhất 1 tuần:
Kiểm tra lại từng vụ: đã có biên bản điều tra chưa? Đã xác định nguyên nhân chưa? Đã tính đủ ngày nghỉ chưa? Sửa các mục còn thiếu trước khi điền vào mẫu chính thức.
Bước 3 — Điền mẫu, kiểm tra số học:
Tổng số vụ = số vụ chết + số vụ nặng + số vụ nhẹ. Tổng số người bị nạn phải khớp với số vụ nhân trung bình người/vụ. Phần chi phí phải cộng đúng.
Bước 4 — Ký duyệt và gửi trước hạn:
Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký, đóng dấu. Gửi trước hạn ít nhất 2 ngày làm việc để phòng trường hợp hệ thống trực tuyến gặp sự cố.
Bước 5 — Lưu bản sao và bằng chứng đã gửi:
Lưu file báo cáo + email xác nhận đã nhận (nếu gửi qua email) hoặc giấy biên nhận (nếu nộp trực tiếp). Đây là bằng chứng tuân thủ khi thanh tra kiểm tra.
Chế tài và rủi ro khi không báo cáo đúng hạn
| Hành vi | Mức phạt (NĐ 12/2022) |
|---|---|
| Không báo cáo định kỳ TNLĐ | 5–10 triệu đồng |
| Báo cáo không đầy đủ nội dung | 5–10 triệu đồng |
| Báo cáo sai sự thật | 10–15 triệu đồng |
Ngoài phạt tiền, hệ thống dữ liệu TNLĐ quốc gia phụ thuộc vào tính đầy đủ của báo cáo từ cấp cơ sở. CSYT không báo cáo không chỉ vi phạm pháp luật mà còn góp phần làm méo số liệu thống kê ngành y tế — ảnh hưởng đến chính sách phòng ngừa TNLĐ cho toàn ngành.
Kết luận
Báo cáo TNLĐ định kỳ là nghĩa vụ định kỳ đơn giản nhưng dễ bị bỏ sót trong áp lực vận hành hằng ngày của CSYT. Hai điều cần ghi nhớ:
- Hạn nộp cứng: 05/7 (kỳ 6 tháng) và 10/01 năm sau (kỳ năm)
- Từ 01/7/2025: gửi đến Sở Nội vụ — không còn gửi Sở LĐTBXH
Chất lượng báo cáo phụ thuộc vào chất lượng sổ theo dõi TNLĐ nội bộ. Duy trì sổ theo dõi đầy đủ sau mỗi vụ việc là nền tảng để hoàn thành báo cáo định kỳ chính xác và không mất thời gian tổng hợp vào phút chót.
Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm
Nội dung bài viết hướng dẫn thực hiện báo cáo TNLĐ định kỳ dựa trên Luật ATVSLĐ 2015, Điều 24 NĐ 39/2016/NĐ-CP và NĐ 129/2025/NĐ-CP. Thông tin về địa chỉ và phương thức nộp báo cáo tại từng địa phương có thể khác nhau — CSYT cần xác nhận trực tiếp với Sở Nội vụ tỉnh/thành phố. Mẫu biểu Phụ lục XII và Phụ lục XVIII có thể được cập nhật — luôn lấy mẫu từ văn bản NĐ 39/2016 gốc hoặc từ cổng thông tin chính thức của cơ quan quản lý.
- Đăng nhập để gửi ý kiến
Tai nạn lao động trong cơ sở y tế: Định nghĩa pháp lý, phân loại và nghĩa vụ báo cáo theo Luật ATVSLĐ
Quy trình khai báo tai nạn lao động: Ai báo cáo, báo cáo cho ai, trong bao lâu — Cập nhật theo NĐ 129/2025
Điều tra tai nạn lao động tại cơ sở y tế: Thành phần đoàn, quy trình và hồ sơ bắt buộc theo NĐ 39/2016
