Quản lý ngân sách PPE hàng năm: Lập kế hoạch mua sắm, dự phòng và báo cáo theo TT 25/2022 Điều 8

Mở đầu

Quản lý ngân sách PPE hiệu quả có hai mục tiêu: đảm bảo đủ PPE chất lượng cho mọi nhân viên cần, và tránh lãng phí từ mua thừa, mua sai loại, hoặc PPE hết hạn chưa dùng.

TT 25/2022 Điều 8 khoản 1 yêu cầu người sử dụng lao động lập kế hoạch mua sắm PPE hàng năm (bao gồm dự phòng), có tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động.

Phương pháp tính nhu cầu PPE hàng năm

Bước 1: Từ danh mục PPE theo vị trí (bài 4.5.02)

Lấy danh mục PPE đã phê duyệt làm cơ sở. Với mỗi loại PPE và từng vị trí:

• Số lượng nhân viên tại vị trí đó
• Số lượng PPE/người/kỳ (theo thời hạn sử dụng đã phê duyệt)
• Tính tổng nhu cầu lý thuyết

Ví dụ tính toán:

Bước 2: Cộng thêm dự phòng

TT 25/2022 Điều 8 khoản 1 yêu cầu kế hoạch mua sắm "bao gồm cả dự phòng". Mức dự phòng thông thường:

• PPE dùng một lần (găng, khẩu trang): +10–15% dự phòng hỏng, mất, sự cố đột xuất
• PPE dùng lại: +5–10% dự phòng thay thế khi hỏng
• PPE chiến lược (N95): +30–60 ngày dự trữ thêm

Bước 3: Điều chỉnh theo kế hoạch nhân lực

• Dự kiến tuyển dụng mới: thêm PPE cho nhân viên mới
• Dự kiến thay đổi vị trí: điều chỉnh theo danh mục vị trí tương ứng

Định kỳ tham khảo ý kiến đoàn thể

TT 25/2022 Điều 8 khoản 1 và khoản 4 yêu cầu tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động (Công đoàn) trước khi quyết định thời hạn sử dụng, số lượng, và kế hoạch mua sắm PPE.

Thực hiện trong thực tế: trình kế hoạch mua sắm PPE năm tới trong cuộc họp với đại diện Công đoàn trước khi phê duyệt. Ghi biên bản lấy ý kiến và đính kèm kế hoạch.

Lợi ích thực sự của bước này (ngoài yêu cầu pháp lý): nhân viên tuyến có thể phản ánh về loại PPE không phù hợp thực tế trước khi mua số lượng lớn cho năm tới.

Tối ưu chi phí PPE mà không giảm chất lượng

• Chuẩn hóa danh mục: Chọn 1–2 loại từ mỗi nhóm PPE, không mua nhiều loại giống nhau từ nhiều nhà cung cấp — dễ quản lý hơn và thường được giá tốt hơn khi mua số lượng lớn
• Hợp đồng dài hạn: Đàm phán hợp đồng 1 năm với nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn → giá ổn định, đảm bảo nguồn cung
• Đấu thầu tập trung: Với bệnh viện lớn hoặc hệ thống bệnh viện, đấu thầu tập trung PPE cho nhiều đơn vị → giá tốt hơn
• Giảm lãng phí: Theo dõi hao hụt và điều chỉnh định mức theo dữ liệu thực tế — không duy trì định mức từ năm này sang năm khác mà không xem lại

Hạch toán chi phí PPE

Chi phí PPE được hạch toán vào chi phí hoạt động của bệnh viện (không phải tài sản cố định, trừ PPE dùng lâu dài như tạp dề chì). Phân loại chi phí rõ ràng giúp:

• Theo dõi xu hướng chi phí PPE qua các năm
• Biện hộ cho ngân sách PPE trong kế hoạch tài chính
• Phân bổ đúng theo khoa/phòng sử dụng

Báo cáo theo TT 25/2022 Phụ lục III

Khi bệnh viện chủ động trang cấp PPE ngoài danh mục Phụ lục I (theo Điều 5 khoản 3), cần báo cáo theo mẫu Phụ lục III về Bộ Nội vụ (nay thay Bộ LĐTBXH). Nội dung báo cáo: loại PPE bổ sung, lý do (nguy cơ đặc thù), số lượng nhân viên áp dụng.

Kết luận

Kế hoạch ngân sách PPE hàng năm đúng cách — dựa trên dữ liệu thực từ danh mục và sổ trang cấp, có dự phòng chiến lược, tham vấn đoàn thể — là nền tảng đảm bảo chương trình PPE hoạt động liên tục và không bị gián đoạn vì thiếu ngân sách.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Hướng dẫn lập ngân sách PPE dựa trên TT 25/2022. Báo cáo Phụ lục III nộp về Bộ Nội vụ (Cục An toàn lao động) từ 1/7/2025.