Hồ Sơ Khám Sức Khỏe Trước Khi Bố Trí Làm Việc: Danh Mục Đầy Đủ, Trách Nhiệm Lập và Lưu Trữ

Mở đầu

Một trong những điểm hay bị thiếu hoặc làm sai trong quy trình khám trước bố trí là hồ sơ — không phải vì không có khám, mà vì không biết cần có bao nhiêu loại giấy tờ, ai lập, ai lưu, và lưu đến khi nào. Bài viết này làm rõ toàn bộ danh mục hồ sơ theo Điều 4 và Điều 18, TT 56/2025/TT-BYT, kèm phân công trách nhiệm cụ thể cho từng bên liên quan tại cơ sở y tế.

1. Tổng quan — Hai nhóm hồ sơ trong quy trình

Hồ sơ khám trước bố trí gồm hai nhóm tương ứng với hai phía:

Nhóm A — Hồ sơ phía người sử dụng lao động chuẩn bị và cấp: Giấy giới thiệu (Phụ lục I, TT 56/2025) kèm danh sách nhân viên (khi có nhiều người).

Nhóm B — Hồ sơ phía cơ sở KCB lập trong và sau quá trình khám: Phiếu khám sức khỏe trước khi bố trí làm việc (Phụ lục II, TT 56/2025).

Sau khi khám xong, cả hai nhóm hồ sơ đều cần được lưu trữ tại cơ sở y tế (NSDLĐ) trong hồ sơ sức khỏe cá nhân của từng nhân viên.

2. Nhóm A — Hồ sơ người sử dụng lao động chuẩn bị

2.1. Giấy giới thiệu (Phụ lục I, TT 56/2025)

Nội dung bắt buộc:

Theo mẫu Phụ lục I, TT 56/2025, giấy giới thiệu phải ghi đủ các thông tin sau:

• Tên cơ sở lao động (người sử dụng lao động) — tức tên bệnh viện, phòng khám hoặc cơ sở y tế
• Họ tên, giới tính, ngày sinh, số CCCD/căn cước của người được giới thiệu
• Nghề/công việc chuẩn bị bố trí hoặc đang làm — ghi cụ thể tên vị trí, không ghi chung chung "nhân viên y tế"
• Yếu tố có hại tại nơi làm việc — đây là trường thông tin quan trọng nhất, bác sĩ KCB nghề nghiệp dựa vào đây để xác định nội dung khám chuyên khoa cần thực hiện
• Mục đích: ghi rõ "Khám sức khỏe trước khi bố trí làm việc" (theo chú thích 2 trong mẫu)
• Ký tên và đóng dấu của lãnh đạo cơ sở lao động

Khi nhiều người đi khám cùng đợt:

Theo Điều 4, Khoản 1, TT 56/2025: lập một Giấy giới thiệu chung và kèm danh sách riêng. Danh sách phải đảm bảo đủ thông tin cho từng người: họ tên — vị trí công việc — yếu tố có hại. Không dùng chung một dòng "yếu tố có hại" cho tất cả nhân viên nếu họ làm ở các vị trí khác nhau.

Ai ký: Lãnh đạo cơ sở lao động (giám đốc/phó giám đốc bệnh viện, hoặc người được ủy quyền) — không phải người làm công tác y tế cơ sở.

Thời điểm lập: Trước khi nhân viên đến cơ sở KCB để khám.

2.2. Bản sao KSKĐK còn hiệu lực (khi áp dụng)

Nếu nhân viên đã có kết quả khám sức khỏe định kỳ (TT 32/2023) còn trong thời hạn 12 tháng và muốn tận dụng để rút gọn nội dung khám trước bố trí (chỉ khám bổ sung phần chuyên khoa), cần chuẩn bị thêm bản sao Sổ KSKĐK còn hiệu lực cho nhân viên mang theo khi đi khám. Đây không phải tài liệu bắt buộc theo Điều 4 TT 56/2025 — nhưng cần thiết nếu muốn áp dụng cơ chế rút gọn theo Điều 5, Khoản 1.

3. Nhóm B — Hồ sơ cơ sở KCB lập

3.1. Phiếu khám sức khỏe trước khi bố trí làm việc (Phụ lục II, TT 56/2025)

Đây là tài liệu đầu ra chính thức của buổi khám, do bác sĩ tại cơ sở KCB nghề nghiệp lập và ký. Cấu trúc phiếu theo Phụ lục II gồm:

Thông tin nhận dạng: Họ tên, giới tính, ngày sinh, vị trí công việc dự kiến bố trí, ảnh 4×6cm (dán và đóng dấu giáp lai).

Phần I — Tiền sử bệnh: Khai thác tiền sử bệnh tật cá nhân và gia đình. Nhân viên có nghĩa vụ khai báo trung thực theo Điều 17, Khoản 1, TT 56/2025.

Phần II — Yếu tố có hại tại vị trí dự kiến bố trí: Ghi lại từ Giấy giới thiệu của NSDLĐ.

Phần III — Nội dung khám:

• 3.1. Khám tổng quát: chiều cao, cân nặng, BMI, mạch, huyết áp, phân loại thể lực
• 3.2. Khám lâm sàng 6 chuyên khoa: Nội khoa (tuần hoàn, hô hấp, tiêu hóa, thận-tiết niệu, nội tiết, cơ-xương-khớp, thần kinh, tâm thần) — Ngoại khoa + Da liễu — Sản phụ khoa (lao động nữ, theo Phụ lục XIII, TT 56/2025) — Mắt — Tai Mũi Họng — Răng Hàm Mặt
• Khám phát hiện bệnh liên quan đến vị trí làm: lâm sàng và cận lâm sàng chuyên biệt theo yếu tố có hại

Lưu ý: Nhân viên đã có KSKĐK còn hiệu lực thì không phải khám lại các nội dung 3.1 và 3.2 — chỉ thực hiện phần khám phát hiện bệnh liên quan đến vị trí làm.

Phần Kết luận:

• Phân loại sức khỏe (Loại I–V theo QĐ 1613/1997/QĐ-BYT)
• Bệnh tật (nếu có), tên bệnh cụ thể
• Kết luận đủ/không đủ sức khỏe làm việc cho ngành nghề/công việc cụ thể đã đăng ký, kèm hướng giải quyết nếu có

Ký và đóng dấu: Bác sĩ kết luận ký tên và cơ sở KCB nghề nghiệp đóng dấu.

4. Trách nhiệm lập và lưu trữ hồ sơ

4.1. Người sử dụng lao động (cơ sở y tế)

Theo Điều 18, Khoản 1, TT 56/2025, NSDLĐ có nghĩa vụ:

• Lập hồ sơ sức khỏe cá nhân cho từng nhân viên, trong đó Phiếu khám PL II là một cấu phần bắt buộc
• Lưu giữ toàn bộ hồ sơ trong suốt thời gian nhân viên làm việc tại đơn vị
• Trả hồ sơ cho nhân viên khi họ thôi việc, nghỉ việc, nghỉ chế độ, hoặc chuyển công tác sang cơ quan khác

Thực hành tốt: lưu Phiếu PL II cùng với Giấy giới thiệu gốc trong cùng một folder hồ sơ sức khỏe, không tách rời. Khi nhân viên đi khám phát hiện BNN sau này, Phiếu PL II sẽ là một trong những hồ sơ bắt buộc phải nộp (Điều 8, Khoản 1a, TT 56/2025).

4.2. Người lao động

Theo Điều 17, Khoản 4, TT 56/2025, nhân viên có nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ quản lý sức khỏe khi thôi việc/nghỉ việc/nghỉ chế độ để làm cơ sở khám, chẩn đoán, giám định BNN sau thời gian ngừng tiếp xúc yếu tố có hại. Họ cũng có trách nhiệm chuyển hồ sơ cho cơ quan mới khi chuyển công tác.

Điều này có nghĩa thực tế: khi nhân viên nghỉ việc, cơ sở y tế cần bàn giao đầy đủ bộ hồ sơ sức khỏe — bao gồm cả Phiếu PL II — cho họ, không giữ lại.

4.3. Phân công nội bộ tại cơ sở y tế

5. Thời hạn lưu trữ

TT 56/2025 không quy định thời hạn lưu trữ riêng cho Phiếu PL II. Áp dụng nguyên tắc chung từ TT 53/2017/TT-BYT về thời hạn bảo quản hồ sơ y tế: hồ sơ sức khỏe cá nhân NLĐ được lưu ít nhất trong suốt thời gian còn làm việc tại cơ sở. Sau khi nhân viên nghỉ việc, hồ sơ được bàn giao cho họ.

Điểm cần lưu ý đặc thù của hồ sơ BNN: một số bệnh nghề nghiệp có thể phát triển và biểu hiện nhiều năm sau khi ngừng tiếp xúc yếu tố có hại (ví dụ: bệnh bụi phổi, u trung biểu mô do asbest). Chính vì vậy, Phiếu PL II có giá trị pháp lý và y tế quan trọng ngay cả sau khi nhân viên đã nghỉ việc nhiều năm — việc bàn giao đầy đủ cho người lao động bảo vệ quyền lợi của cả hai phía.

6. Checklist kiểm tra hồ sơ trước khi gửi đi khám

Trước khi đưa nhân viên đến cơ sở KCB, người làm công tác y tế cơ sở nên kiểm tra:

• Giấy giới thiệu đã điền đầy đủ họ tên, giới tính, ngày sinh, số CCCD
• Vị trí công việc ghi cụ thể (không phải "nhân viên y tế" chung chung)
• Cột "Yếu tố có hại" đã điền đầy đủ và cụ thể cho từng người
• Mục đích đã ghi rõ "Khám sức khỏe trước khi bố trí làm việc"
• Giấy giới thiệu đã có chữ ký lãnh đạo và đóng dấu cơ sở
• (Nếu áp dụng) Đã chuẩn bị bản sao Sổ KSKĐK còn hiệu lực cho nhân viên mang theo
• Xác nhận cơ sở KCB đến khám đã có phạm vi hoạt động KCB nghề nghiệp

Kết luận

Hồ sơ khám trước bố trí tuy chỉ gồm hai loại tài liệu chính (Giấy giới thiệu PL I và Phiếu khám PL II), nhưng giá trị pháp lý và y tế của chúng kéo dài suốt vòng đời nghề nghiệp của người lao động. Đặc biệt, chất lượng thông tin trong Giấy giới thiệu — nhất là phần yếu tố có hại — quyết định trực tiếp đến chất lượng nội dung khám. Một Giấy giới thiệu điền sơ sài là nguyên nhân gốc rễ khiến toàn bộ quy trình khám trở nên hình thức.

Bài 2.3.05 sẽ hướng dẫn chi tiết cách điền từng trường thông tin trong Phụ lục I và Phụ lục II.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm

Bài viết hướng dẫn quản lý hồ sơ khám trước bố trí làm việc theo TT 56/2025/TT-BYT và các văn bản liên quan có hiệu lực tại thời điểm biên soạn (05/2026). Khi có sự thay đổi về mẫu biểu hoặc quy định lưu trữ, cơ sở y tế cần cập nhật theo văn bản mới nhất.