Quy Trình Tổ Chức Khám Sức Khỏe Định Kỳ tại Cơ Sở Y Tế: Từ Lập Kế Hoạch đến Lưu Hồ Sơ

Mở đầu

Tổ chức KSKĐK cho nhân viên y tế không chỉ là việc đặt lịch với một cơ sở khám bệnh rồi đưa nhân viên đến khám. Đây là một quy trình quản lý có nhiều mắt xích — từ phân loại nhóm nhân viên theo tần suất, lựa chọn đơn vị thực hiện đủ điều kiện, chuẩn bị đúng hồ sơ theo TT 32/2023, đến tiếp nhận và lưu trữ kết quả đúng quy định pháp lý.

Bài viết này trình bày quy trình tổ chức KSKĐK theo trình tự thực tế, với các căn cứ pháp lý cụ thể tại từng bước, nhằm giúp cán bộ phụ trách ATVSLĐ tại CSYT triển khai đúng và đầy đủ.

Điều kiện tiên quyết — Cần chuẩn bị trước

Trước khi bắt tay vào quy trình, cần xác nhận ba yếu tố nền:

1. Danh mục phân nhóm nhân viên đã được lập theo hai chu kỳ (6 tháng/lần và 1 lần/năm), dựa trên đối chiếu với TTLT 11/2020/TTLT-BLĐTBXH-BYT và kết quả quan trắc môi trường lao động (QTMT). Xem hướng dẫn phân nhóm tại bài 2.2.01.

2. Ngân sách KSKĐK đã được duyệt. Theo Luật ATVSLĐ 2015, Điều 21, Khoản 4, toàn bộ chi phí KSKĐK do người sử dụng lao động chi trả, hạch toán vào chi phí được trừ thuế. Theo TT 32/2023, Điều 33, Khoản 1, mức phí theo giá dịch vụ KCB được cơ quan nhà nước phê duyệt hoặc theo thỏa thuận giữa hai đơn vị.

3. Cơ sở KCB thực hiện đã được xác định và có giấy phép hoạt động hợp lệ theo NĐ 96/2023. Đối với KSKĐK thuần túy (TT 32/2023, Chương VI), không yêu cầu phạm vi KCB nghề nghiệp — bất kỳ cơ sở KCB được cấp phép thông thường đều đủ điều kiện. Hướng dẫn lựa chọn cơ sở KCB xem tại bài 2.2.03.

Các bước thực hiện

Bước 1: Lập kế hoạch KSKĐK hằng năm

Nội dung:

Kế hoạch KSKĐK cần xác định rõ: danh sách nhân viên theo từng nhóm tần suất; thời điểm tổ chức từng đợt khám trong năm; hình thức tổ chức (tập trung tại cơ sở KCB hay lưu động tại CSYT); dự toán chi phí; đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện.

Thông thường, một CSYT có quy mô trung bình sẽ tổ chức 2–4 đợt KSKĐK/năm: 2 đợt cho nhóm 6 tháng/lần (đợt 1 vào tháng 3–4, đợt 2 vào tháng 9–10), 1 đợt cho nhóm 1 lần/năm (gộp vào đợt 1 hoặc đợt riêng tùy quy mô).

Lưu ý thực tế:
Lập kế hoạch trước ít nhất 4–6 tuần so với ngày khám để có đủ thời gian ký hợp đồng với cơ sở KCB, chuẩn bị hồ sơ và thông báo cho nhân viên. Nếu tổ chức theo hình thức lưu động (cơ sở KCB đến khám tại CSYT), cần thêm thời gian chuẩn bị không gian và phối hợp lịch với đơn vị khám.

Bước 2: Ký hợp đồng với cơ sở KCB

Nội dung:

Đối với KSKĐK tập thể (toàn bộ nhân viên hoặc từng nhóm), CSYT ký hợp đồng dịch vụ y tế với cơ sở KCB thực hiện. Hợp đồng cần ghi rõ: số lượng người khám; nội dung khám theo Mẫu số 03 (Phụ lục XXIV, TT 32/2023); thời hạn trả kết quả; chi phí và điều kiện thanh toán.

Về thời hạn trả kết quả: theo TT 32/2023, Điều 38, Khoản 3b, đối với khám tập thể theo hợp đồng, thời hạn trả sổ KSKĐK được thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng (không có mức cố định như khám đơn lẻ 24 giờ). Cần thỏa thuận rõ thời hạn này — thông thường 7–10 ngày làm việc sau khi kết thúc đợt khám là hợp lý.

Hình thức khám lưu động:

Nếu cơ sở KCB đến khám tại CSYT, phải đảm bảo đơn vị thực hiện đáp ứng quy định khám lưu động theo Điều 79, Luật KCB 2023 và Điều 82–83, NĐ 96/2023 (được đề cập tại TT 32/2023, Điều 31, Khoản 2). Cơ sở KCB thực hiện khám lưu động phải đáp ứng đủ điều kiện nhân lực, trang thiết bị di động để thực hiện đầy đủ nội dung Mẫu số 03 — không được rút gọn nội dung khám chỉ vì hình thức lưu động.

Lưu ý thực tế:
Cần kiểm tra giấy phép hoạt động của cơ sở KCB trước khi ký hợp đồng — đặc biệt xác nhận phạm vi hoạt động cho phép thực hiện khám lưu động (nếu áp dụng). Giữ bản sao giấy phép hoạt động trong hồ sơ hợp đồng.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ nhân viên trước khi khám

Nội dung:

Theo TT 32/2023, Điều 34, Khoản 4, hồ sơ KSKĐK cho mỗi nhân viên gồm:

• Sổ khám sức khỏe định kỳ — Mẫu số 03 (Phụ lục XXIV, TT 32/2023): đây là tài liệu trung tâm, do CSYT chuẩn bị và chuyển giao cho cơ sở KCB trước đợt khám. Mỗi nhân viên có 01 sổ riêng, được sử dụng liên tục qua các đợt khám — không lập sổ mới cho từng đợt.
• Giấy giới thiệu của CSYT: xác nhận nhân viên trong danh sách KSKĐK định kỳ. Theo Điều 34, Khoản 4b, giấy giới thiệu áp dụng cho trường hợp khám đơn lẻ hoặc có tên trong danh sách do CSYT xác nhận khi khám theo hợp đồng tập thể.
• Ảnh chân dung 4×6 cm (nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng): dán vào sổ KSKĐK để đối chiếu nhân thân theo Điều 35, Khoản 2a, TT 32/2023.

Với lao động nữ, cần bổ sung thông tin để cơ sở KCB thực hiện khám chuyên khoa phụ sản theo Phụ lục XXV, TT 32/2023, Điều 36, Khoản 4.

Lưu ý thực tế:
Nên lập danh sách tổng hợp (Excel hoặc bảng giấy) gồm họ tên, vị trí công việc, nhóm tần suất, giới tính — gửi kèm theo hợp đồng để cơ sở KCB chuẩn bị nhân lực phù hợp (đặc biệt bác sĩ phụ sản cho lao động nữ trong trường hợp khám lưu động).

Bước 4: Tổ chức buổi khám

Nội dung:

Theo TT 32/2023, Điều 35, cơ sở KCB chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện quy trình khám sức khỏe của đơn vị mình. Vai trò của CSYT trong bước này là:

• Thông báo lịch khám cho nhân viên trước ít nhất 5–7 ngày làm việc
• Phân luồng nhân viên đến khám theo ca/nhóm (tránh tập trung đông người cùng lúc ảnh hưởng hoạt động bệnh viện)
• Đảm bảo nhân viên mang theo giấy tờ tùy thân hợp lệ để đối chiếu nhân thân
• Bố trí cán bộ phụ trách theo dõi tiến độ và xử lý vấn đề phát sinh trong ngày

Nội dung khám bắt buộc theo Mẫu số 03 (TT 32/2023, Điều 36, Khoản 3) gồm toàn bộ các chuyên khoa được liệt kê trong sổ: nội khoa, thần kinh-tâm thần, ngoại khoa, mắt, tai mũi họng, răng hàm mặt, da liễu, cận lâm sàng. Cơ sở KCB phải khám đầy đủ — không được bỏ qua chuyên khoa nào (Điều 36, Khoản 5). Trường hợp cần hội chẩn hoặc xét nghiệm bổ sung để phân loại sức khỏe, cơ sở KCB thực hiện theo yêu cầu lâm sàng.

Lưu ý thực tế:
Nếu nhân viên vắng mặt trong ngày khám (nghỉ phép, trực đêm...), cần lên kế hoạch khám bổ sung trong vòng 2–4 tuần sau — không để nhân viên bỏ qua cả đợt. Theo dõi tỷ lệ tham gia khám để báo cáo và có biện pháp nhắc nhở kịp thời.

Bước 5: Tiếp nhận và xử lý kết quả

Nội dung:

Sau khi kết thúc đợt khám, cơ sở KCB hoàn thiện sổ KSKĐK (Mẫu số 03) cho từng nhân viên — bao gồm kết quả từng chuyên khoa, kết luận phân loại sức khỏe (loại I–V theo QĐ 1613/BYT-QĐ), chữ ký người kết luận và dấu cơ sở KCB theo TT 32/2023, Điều 37, Khoản 4.

Theo Điều 38, Khoản 3b, TT 32/2023, thời hạn trả sổ KSKĐK thực hiện theo thỏa thuận hợp đồng. Ngay khi nhận lại hồ sơ, cán bộ phụ trách ATVSLĐ tại CSYT cần:

• Kiểm tra đủ số lượng sổ theo danh sách nhân viên đã khám
• Xác nhận mỗi sổ có đầy đủ chữ ký người kết luận và dấu cơ sở KCB
• Lập danh sách nhân viên theo kết quả phân loại sức khỏe (đặc biệt chú ý nhóm loại III, IV, V)

Thông báo kết quả cho nhân viên:

Luật ATVSLĐ 2015, Điều 21, Khoản 1 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo kết quả khám cho người lao động. Thực tế, có thể thực hiện bằng cách:

• Trả trực tiếp sổ KSKĐK cho từng nhân viên
• Hoặc thông báo kết quả phân loại sức khỏe bằng văn bản/nội bộ và lưu sổ tại phòng TCCB

Với nhân viên được phân loại sức khỏe loại III trở lên (có bệnh, tật): theo TT 32/2023, Điều 37, Khoản 3b, người kết luận của cơ sở KCB có trách nhiệm tư vấn phương án điều trị hoặc giới thiệu khám bệnh, chữa bệnh. CSYT nên theo dõi và hỗ trợ nhân viên thực hiện theo khuyến nghị này.

Lưu ý thực tế:
Đối với nhân viên bức xạ được phân loại loại IV hoặc V: theo Điều 5, Khoản 1, TT 59/2025/TT-BKHCN, phải ngay lập tức bố trí, điều chỉnh điều kiện lao động phù hợp — không để nhân viên này tiếp tục làm công việc bức xạ như cũ khi chưa có đánh giá bổ sung.

Bước 6: Lưu trữ hồ sơ KSKĐK

Nội dung:

Đây là bước thường bị thực hiện sai nhất tại các CSYT.

Nơi lưu trữ: Theo TT 32/2023, Điều 38, Khoản 1, hồ sơ KSKĐK (sổ Mẫu số 03) do đơn vị quản lý người được khám bảo quản và lưu trữ — tức là tại CSYT, không phải tại cơ sở KCB. Cơ sở KCB chỉ lưu bản của mình; CSYT phải có bản riêng.

Thời hạn lưu trữ: Theo TT 32/2023, Điều 38, Khoản 1, thực hiện theo quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ ngành y tế — hiện hành là TT 33/2025/TT-BYT (hiệu lực từ 01/7/2025, thay thế TT 53/2017/TT-BYT). TT 33/2025 chưa có mục riêng cho "sổ khám sức khỏe định kỳ người lao động". Căn cứ mục 47 Phụ lục TT 33/2025 ("sổ, sách phục vụ công tác KCB tại bệnh viện và cơ sở y tế"), thời hạn tối thiểu áp dụng là 5 năm. CSYT nên tham vấn Sở Y tế địa phương để xác nhận cách phân loại phù hợp khi chưa có hướng dẫn rõ ràng hơn.

Ngoại lệ — nhân viên bức xạ: Theo TT 59/2025/TT-BKHCN, Điều 16, Khoản 4, hồ sơ sức khỏe và hồ sơ liều bức xạ phải được lưu giữ 30 năm kể từ khi nhân viên không còn làm công việc bức xạ. Đây là yêu cầu đặc thù, cao hơn nhiều so với thời hạn lưu trữ KSKĐK thông thường.

Hồ sơ sức khỏe cá nhân: Song song với sổ KSKĐK, CSYT còn phải duy trì hồ sơ sức khỏe cá nhân (individual health record) cho từng nhân viên theo TT 19/2016/TT-BYT, Điều 3. Đây là hồ sơ tổng hợp dài hạn, tích lũy qua nhiều đợt KSKĐK — khác với sổ KSKĐK từng đợt.

Lưu ý thực tế:
Nên lưu trữ hồ sơ KSKĐK theo từng năm, có mục lục và danh sách nhân viên đi kèm để dễ tra cứu khi thanh tra. Không vứt bỏ hồ sơ KSKĐK khi nhân viên nghỉ việc — lưu giữ theo đúng thời hạn quy định. Với nhân viên bức xạ, đảm bảo hồ sơ liều được tách riêng và dán nhãn rõ ràng để tránh tiêu hủy nhầm theo chu kỳ lưu trữ thông thường (nhân viên bức xạ: lưu 30 năm theo TT 59/2025, không phải 5 năm).

Bước 7: Cập nhật và theo dõi sau KSKĐK

Nội dung:

Sau mỗi đợt KSKĐK, CSYT cần thực hiện thêm:

• Cập nhật danh sách phân nhóm nếu có nhân viên mới, chuyển công việc hoặc nghỉ việc trong chu kỳ
• Theo dõi nhân viên loại III–V: lập danh sách, xác nhận đã được tư vấn điều trị, theo dõi kết quả sau 3–6 tháng
• Bố trí công việc phù hợp cho nhân viên bị hạn chế khả năng lao động theo kết quả phân loại sức khỏe — đây là trách nhiệm pháp lý của NSDLĐ theo Luật ATVSLĐ 2015, Điều 21
• Lập báo cáo tổng kết đợt KSKĐK lưu nội bộ: số nhân viên được khám, tỷ lệ phân loại theo nhóm, các bệnh tật phổ biến phát hiện — phục vụ hoạch định chính sách y tế nội bộ

Theo ISO 45001:2018, Điều 9.1 (giám sát và đo lường), dữ liệu KSKĐK là đầu vào quan trọng cho hệ thống quản lý OH&S — cần được phân tích và đưa vào báo cáo đánh giá định kỳ của Hội đồng ATVSLĐ cơ sở.

Những sai lầm thường gặp

Tài liệu và biểu mẫu tham khảo

• Mẫu số 03, Phụ lục XXIV, TT 32/2023/TT-BYT — Sổ khám sức khỏe định kỳ (tài liệu bắt buộc)
• Phụ lục XXV, TT 32/2023/TT-BYT — Danh mục khám chuyên khoa phụ sản cho lao động nữ
• Phụ lục XXI, NĐ 39/2016/NĐ-CP — Mẫu thông báo thông tin người làm công tác y tế cơ sở
• QĐ 1613/BYT-QĐ (1997) — Tiêu chuẩn phân loại 5 loại sức khỏe
• TT 33/2025/TT-BYT (hiệu lực 01/7/2025, thay thế TT 53/2017) — Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành y tế

Kết luận

Quy trình tổ chức KSKĐK tại CSYT gồm 7 bước tuần tự, trong đó ba bước thường xảy ra sai sót nhất là: chuẩn bị hồ sơ (sai mẫu biểu hoặc thiếu tài liệu), tiếp nhận kết quả (không thông báo cho nhân viên) và lưu trữ (không lưu tại đơn vị hoặc lưu sai thời hạn). Xây dựng checklist nội bộ theo 7 bước trên và áp dụng nhất quán qua từng đợt khám là cách tiếp cận đơn giản nhất để đảm bảo tuân thủ.

Bài tiếp theo [2.2.03 — Lựa chọn đơn vị thực hiện KSKĐK] hướng dẫn cụ thể tiêu chí đánh giá và quy trình ký hợp đồng với cơ sở KCB, bao gồm các điểm cần kiểm tra trong giấy phép hoạt động.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm

Bài viết hướng dẫn quy trình tổ chức KSKĐK dựa trên các văn bản pháp luật đang có hiệu lực tại thời điểm biên soạn (05/2026). Các mốc thời gian và chi tiết quy trình mang tính tham khảo — cơ sở y tế cần điều chỉnh cho phù hợp với quy mô, đặc thù tổ chức và hướng dẫn của cơ quan quản lý địa phương. Y Tế Cơ Quan không chịu trách nhiệm pháp lý đối với các quyết định quản lý được đưa ra dựa trên nội dung bài viết này.