Hệ thống phát và thu hồi PPE: Sổ trang cấp (Phụ lục II TT 25/2022), ký nhận và theo dõi số hóa

Mở đầu

Phát PPE không phải là "để hộp găng tay trên bàn và ai muốn lấy thì lấy". Hệ thống phát và thu hồi PPE có cấu trúc đảm bảo: mỗi nhân viên nhận đúng PPE phù hợp với vị trí, có bằng chứng đã nhận, và PPE được thu hồi hoặc xử lý đúng khi không còn sử dụng.

TT 25/2022 Điều 8 khoản 3 yêu cầu người sử dụng lao động lập sổ trang cấp, theo dõi việc trang cấp PPE có chữ ký xác nhận của người lao động theo mẫu tại Phụ lục II. Đây là yêu cầu bắt buộc, không phải khuyến nghị.

Sổ trang cấp theo Phụ lục II TT 25/2022

Phụ lục II TT 25/2022 quy định mẫu sổ trang cấp PPE. Nội dung tối thiểu của sổ/hồ sơ trang cấp:

• Tên và đơn vị người lao động
• Tên PPE được trang cấp
• Số lượng và chất lượng/tiêu chuẩn PPE
• Ngày trang cấp
• Thời hạn sử dụng
• Chữ ký xác nhận của người lao động (yếu tố bắt buộc)
• Ghi chú (nguyên nhân cấp thêm, nguyên nhân thu hồi)

Bệnh viện có thể sử dụng mẫu giấy theo Phụ lục II hoặc thiết kế mẫu điện tử tương đương — TT 25/2022 Điều 8 khoản 3 khuyến khích số hóa miễn là có xác nhận của nhân viên phù hợp với ứng dụng công nghệ thông tin.

Quy trình phát PPE

Phát đợt đầu (onboarding):

• Khi nhân viên mới bắt đầu làm việc hoặc chuyển sang vị trí mới
• Căn cứ danh mục PPE đã phê duyệt (bài 4.5.02)
• Phát kèm hướng dẫn sử dụng và lịch đào tạo PPE
• Ký nhận vào sổ/hồ sơ trang cấp

Phát định kỳ (thay thế theo thời hạn):

• Theo lịch dựa trên thời hạn sử dụng của từng loại PPE
• Ví dụ: áo lab 2 cái/năm → phát vào đầu năm; găng tay → phát theo ca hoặc tuần; tạp dề chì → kiểm định 2 năm/lần

Phát đột xuất (thay thế hỏng/mất):

• Khi PPE bị hỏng, mất, hoặc nhiễm bẩn không thể khử khuẩn
• TT 25/2022 Điều 6 khoản 4: người sử dụng lao động phải trang cấp lại khi PPE bị mất hoặc hỏng
• Trường hợp mất/hỏng không có lý do chính đáng: nhân viên có thể phải bồi thường theo nội quy

Quy trình thu hồi PPE

Thu hồi khi hết thời hạn:

• Theo lịch thời hạn sử dụng
• Ghi nhận vào sổ trang cấp (cột ghi chú)
• Xử lý PPE thu hồi theo đúng quy trình — PPE nhiễm bẩn → chất thải y tế; PPE sạch → tái sử dụng hoặc thải loại thông thường

Thu hồi khi nhân viên chuyển việc hoặc nghỉ việc:

• TT 25/2022 Điều 6 khoản 4: "khi hết thời hạn sử dụng hoặc khi chuyển làm công việc khác thì người lao động phải trả lại những phương tiện bảo vệ cá nhân nếu người sử dụng lao động yêu cầu nhưng phải ký bàn giao"
• Áp dụng với PPE có giá trị (tạp dề chì, mặt nạ lọc khí), không áp dụng với PPE dùng một lần

Phát PPE cho nhân viên tạm thời, nhà thầu, khách thăm

TT 25/2022 Điều 5 khoản 5 quy định: người sử dụng lao động cần trang cấp PPE cần thiết cho người đến thanh tra, kiểm tra, thăm quan, học tập.

Thực tế: nhân viên hợp đồng ngắn hạn và nhà thầu (công ty vệ sinh, bảo trì) cũng cần PPE phù hợp. ISO 45001:2018 Điều 8.1.4 yêu cầu kiểm soát PPE cho nhà thầu — bệnh viện không thể bỏ qua nhóm này.

Số hóa quản lý PPE

TT 25/2022 Điều 8 khoản 3 khuyến khích số hóa theo dõi trang cấp PPE. Giải pháp thực tế theo quy mô bệnh viện:

Quy mô nhỏ (< 200 nhân viên): File Excel với:

• Sheet danh mục PPE theo vị trí
• Sheet sổ trang cấp (tên, vị trí, loại PPE, ngày phát, ngày hết hạn, ký nhận bằng tên)
• Lọc và báo cáo khi đến hạn trang cấp lại

Quy mô vừa (200–500 nhân viên): Excel nâng cao hoặc Google Sheets chia sẻ với các trưởng khoa — mỗi khoa quản lý nhân viên của mình, cán bộ OH&S quản lý tổng thể.

Quy mô lớn hoặc tích hợp HIS: Có thể tích hợp vào hệ thống quản lý nhân sự hoặc tài sản của bệnh viện.

Báo cáo tình hình trang cấp PPE

Khi bệnh viện chủ động bổ sung PPE ngoài danh mục Phụ lục I TT 25/2022 theo Điều 5 khoản 3, phải đồng thời báo cáo về Bộ Nội vụ (trước là Bộ LĐTBXH) theo mẫu Phụ lục III TT 25/2022 để đề nghị xem xét sửa đổi danh mục.

Đây là cơ chế cập nhật danh mục quốc gia — bệnh viện có phát hiện nguy cơ mới chưa có trong danh mục quốc gia nên thực hiện báo cáo này.

Kết luận

Hệ thống phát và thu hồi PPE có tài liệu đầy đủ vừa đáp ứng yêu cầu pháp lý (sổ trang cấp TT 25/2022), vừa cung cấp dữ liệu để lập kế hoạch mua sắm chính xác, vừa tạo bằng chứng rõ ràng rằng nhân viên đã được trang cấp PPE phù hợp. Đây là thành phần "hành chính" quan trọng của chương trình PPE — không thể bỏ qua.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Hướng dẫn trong bài dựa trên TT 25/2022/TT-BLĐTBXH còn hiệu lực. Từ 1/7/2025, Bộ LĐTBXH sáp nhập vào Bộ Nội vụ — việc báo cáo theo Phụ lục III nộp về Bộ Nội vụ (Cục An toàn lao động).